メールのためにデスクに張り付く必要がなくなった

Tocaro導入までに、抱えていた課題はありましたか？

2年ほど前は、お客様とは電話、協力会社とはメールや電話、といったコミュニケーションが主流でした。 ただ、社員のプライベートなコミュニケーションではLINEやSNSが主流になってきて、今後はビジネスチャットの導入が加速するだろうな…という状況。 協力会社には若い方も多いので、先行してコミュニケーションツールを導入しなければ、プライベートツールがメインになってしまう、いわゆる「シャドーIT」リスクへの危機感がありました。

さらに、協力会社が複数にわたることも多く、調整業務の効率化も課題でした。会社同士の紹介や会議日程の調整などは、メールや電話では煩雑にならざるを得ませんでした。

あとは一般的な話として、メールの“困った感”ですね。検索しにくい、やり取りに時間がかかるなどといった。 それに対して、1日メールに張り付いていなくて良いような、すぐに情報を探せる、容易にコミュニケーションの場が設けられるようなツールがないかと、探していました。

チャットだけでなく、顔を合わせた打合せも重要視

確かに、他社さんからも“メールに工数がかかりすぎている”という話は良く挙がります。そうした中、Tocaroを導入されて、どうなりましたか？

目的としては協力会社とのコミュニケーションがほとんどで、使い方としては個人同士でのチャットではなく、グループチャットを使うように誘導しています。 それによって、担当業務やお客様ごとに各グループが立ち上がり、その中で話題が展開し、情報が残っていく。 あとから参加した人も会話の流れが分かりますし、メールと比べて検索が容易になりました。

外出時はスマホを使い、音声入力でメッセージ送信をしています。これもメールとの大きな違いですね。 辞書に単語を覚えさせると、ほぼ修正せずにメッセージが送れるようになるので、非常に便利に使っています。 かしこまった文章にしなくとも、フランクに会話の延長でコミュニケーションが取れるのはビジネスチャットの良い点だと思います。

その他、改善された課題はありましたか？

遠方の協力会社とも仕事がしやすくなりましたし、複数の協力会社とのやりとりも、調整業務が一気に省けるようになった感じです。 グループを立てれば、協力会社間でも円滑にコミュニケーションができますから。 情報共有の意味でも、ファイルのバージョン管理をTocaroが自動で行ってくれるので、アーカイブ性が高いですね。

また、普段はチャットでコミュニケーションしますが、最低でも週に1度はTocaroでテレビ会議をするようにしています。 テキストだけだと、どうしてもニュアンスが伝わらないこともあるので。わざわざ移動時間をかけなくても、Tocaro上で顔を見て細かい部分を打ち合わせできるのは便利です。

2年半使い続けることができたのは、Tocaroの稼働品質の高さによるもの

様々な改善された点を挙げていただきましたが、2年半の間Tocaroを使い続けられたポイントは何でしょうか？

まずは使いやすい、とっつきやすいというのが大きなポイントですね。初めて使って頂く協力会社でも、シンプルに違和感なく、すぐに使いこなしてくれます。 当初から、機能面でも過不足がなかったことも大きい。その他のチャットツールも試してみたのですが、感覚的に分かりづらかったり、使うのが難しかったりしたので…。

あとは、元々お取引のあったCTCが自社で運営していて、最先端のセキュリティを担保してくれているというのも安心して使える点ですね。 2年半、大きな障害もなく安定稼働で、大事なときにコミュニケーションが遮断されないというシステムへの信頼感があります。

ありがとうございます。今後、Tocaroに求める機能などはありますか？

音声認識で入力する機能はすでにありますが、打ち合わせやテレビ会議のときに、話した内容を自動で議事録にしてくれたらすごく便利だなと思います。 アメリカでは盛んでツールも多いんですが、日本語のものはほとんど無いんですよね。