札幌-東京間の“情報のやり取り“も円滑に

Tocaro導入までに抱えていた課題や、導入に至った背景を教えてください。

高橋さん：社内のコミュニケーションの手段としては、「メール」と「電話」の2つだけという状態が長らく続いていました。 でもプライベートな利用では、チャットは既にありふれたツール。スマホを持っていれば、必ず何かしらのチャットツールは入っていますよね。 なので、会社でも“あったらいいよね”といった声は、比較的昔からありました。 さらに、チャットツールは文字データだけでなく、ファイルのやり取りにも有効です。 いままではファイルサーバー経由だったり、メール添付だったりが多かったのですが、 どうしても見落としや、容量の問題も発生しがち。 そうした課題を解消する意味でも、“情報のやり取り”を円滑にするには…とツールを探していました。

長谷川さん：さらに当社の状況としては、拠点が、札幌本社と東京オフィスの2箇所に分かれています。 “わざわざ電話やメールをするほどではないが、ちょっとした情報のやり取りをしたい“というニーズが、実は多くある。 それぞれの拠点の社員が、近くにいるような環境、気軽に会話に行けるような環境として、チャットがあればいいなと思っていました。

Tocaroを導入するにあたって、どのような効果を期待していましたか？

高橋さん：当社は航空会社なので、部署・部門が専門分野に特化しています。 マニュアルを作る部署、整備をする部署、客室接客、操縦、営業、ITなど…。 それぞれが非常に特化しているので、「隣の島は何をしているのかな…」といった声はやはり挙がっていました。 なので、チャットを使って、部署横串のコミュニケーションが生まれるのでは…という期待をしています。

長谷川さん：社内の知らない人に何かを質問しなければならないとき、いきなり電話やメールをするよりも、Tocaroで検索してチャットしたほうが取っつきやすいですよね。 そういった、コミュニケーションを一歩踏み出せるようなツールとして使ってもらいたいな、と思います。
たとえば新機能の「サービスデスクオプション」も試行が始まる所で、仕事で必要なことを質問できる窓口をTocaro上で作り、 より情報のやり取りを円滑化していきたいと考えています。

Tocaro導入にあたって、なにか苦労はありましたか？

高橋さん：導入そのものは、とてもスムーズでした。既存環境への影響を及ぼすこともなく、とても短期間での導入ができましたね。 Tocaroはクラウドサービスなので、社内にサーバを立てる必要もありませんでしたし。 普及の意味では、多くの社員がチャット自体に慣れているという点も大きかったと思います。

課題という意味では、部署ごとに業種形態が異なるために、利用のバラつきがどうしても出てしまうことです。 事務方が多い部署は利用者が多いのですが、現場寄りの部署はパソコンの前に座っている時間が少なく、一日中立ち仕事の人も多い。 そのため、どうしても利用している人が少なくなってしまう。 そうしたバラつき・格差をどのように埋めていくのか、というのが今後の課題と感じています。

利用者からも管理者からも「シンプルで使いやすい」が導入の決め手

使い始めて社内にどのような変化を感じていますか？

高橋さん：部門ごとには、活発に使っている部署が増えてきたなと思っています。 部門を超えてのコミュニケーションとしてはこれからですが、 メールの量や移動時間は減ってくるのでは、という手応えを感じてきています。 あとは、緊急時の連絡手段としても、大きな効果を発揮していると思います。

長谷川さん：先日の北海道胆振東部地震の際も、Tocaroで状況を確認できました。 たとえば昔の災害時は電話やメールで、部長が一人ひとり安否確認を行っていました。 しかし現在はTocaroで、チャットのやり取りを現地とできたのが良かったですね。 チャットであれば社員もリアルタイムで確認できますし、たとえ停電の影響でPCが使えずメール利用が難しくても、スマートフォンからコミュニケーションが取れました。

数あるチャットツールの中で、Tocaroを採用いただいた理由はなんですか？

高橋さん：UIがシンプル。動作が軽快。これに尽きると考えております。 Tocaroに決める前にいくつかトライアルをしたのですが、「動作が重い」「マシンスペックが足りない」「会話のログ参照ができない」といった声もあり、普段パソコンに触れない人でも利用しやすいシンプルなものが良いな…と前々から思っていました。

実際にTocaroに触ってみると、非常にシンプルでした。 とは言っても必要な機能は揃っており、動作も軽くストレスなく利用することができました。 また、ストレージサービスの「Box」との連携もできた部分が採用のポイントとなりました。 実際に採用後も、動作が軽快で、過去会話の検索等もとてもスムーズに行えます。 IT管理者としても、初期導入時や維持管理に特別なスキルは不要で、とてもシンプルに運用できています。