導入事例 - 立命館大学 | オールインワンコラボレーションツール

Tocaro | オールインワンコラボレーションツール

Tocaroで産学連携のコミュニケーションを円滑に

Tocaro導入によって、コミュニケーションの効率化とセキュリティ上の懸念払拭を実現。

ritsumeikan — （右）立命館大学薬学部教授藤田卓也氏
（左）立命館大学研究部 BKCリサーチオフィス加藤浩氏

抱えていた課題

メール全返信のやりとりで、やりとりの履歴が追えなくなった
メールでの資料やデータのやりとりにセキュリティ上の懸念があった

Tocaro導入の効果

チャットのコミュニケーションで議論の整理が可能に
セキュリティに不安を感じずに資料やデータのやりとりが可能に

立命館大学創剤研究コンソーシアムの概要についてご紹介ください

2008年に本学に薬学部、生命科学部が設置、2010年にはスポーツ健康科学部が設置され、本学においても医療、健康科学分野への研究・教育展開を進めるのに伴い、所属教員の有する「知識」「技術」と産業基盤との連携を進めるため、 2011年度に産官学連携による研究・開発活動の拠点である「創薬科学研究センター」を設立しました。

創薬科学研究センターでは、「創薬」と「製剤」をキーワードとして3年間活動を進めてきましたが、「創薬研究」（入口）と「製剤技術」（出口）が独立した活動となりがちであったため、新たに橋渡し的な研究拠点をおくことで入口から出口までのシームレスな情報収集が可能となると考え、 2014年10月に「創剤研究コンソーシアム」を設立し、2015年度より本格的に活動を開始しました。

現在、参加企業数は49社となっており、参加企業各社が抱えている問題点を抽出し、分科会での共同作業を通じて問題解決を図っています。

対面とメールでのコミュニケーションが基本だった

チャットツール導入を検討する課題/背景などのきっかけを教えてください

創剤研究コンソーシアムでは、各分科会で活発なコミュニケーションを行ってきましたが、対面とメールでのコミュニケーションが基本となっていました。

昨年初頭の新型コロナウィルス感染拡大後は、対面でのコミュニケーションが難しくなり、相談や打ち合わせなどもメールをベースに行うことが増えたのですが、時には数十人が入るメールを全返信でやり取りをしていたため、情報整理ができなくなってしまいました。

また、参加企業各社に対して資料を送ると各社から次々と修正依頼が全返信でメールが飛んできてしまうことで、最新資料が把握できなくなってしまうということもあり、これの解決策を模索し始めました。

セキュリティの懸念をTocaroで解消

数あるチャットツールの中でTocaroを採用した理由について教えてください

参加企業である製薬企業のご担当者からTocaroのお話を伺い、創剤研究コンソーシアムでの導入検討を開始しました。

元々メールへのファイルやデータの添付に対してセキュリティに関する懸念があったのですが、 Tocaroであればセキュリティに不安がなかったのと参加企業各社もセキュリティの観点から利用をしているBoxとのリンクがしやすかったというのが導入の決め手になりました。

導入後、改善された点などの効果について教えてください

大半の方は、操作感に関しては、問題なく使えています。ビジネスチャットを使い慣れていない方の中には、現在もメールで連絡を送ってこられることがありますが、資料やデータを伴うやり取りに関しては、 Tocaroで実施しており、以前のように最新版がどれかわからなるようなことはなくなりました。

今後Tocaroに求める機能は何でしょうか

ビジネスチャットを定期的に見る習慣がまだない方もいるため、未読メッセージのメールの通知を複数回来るようにしてもらえるとありがたいです。

もう1点、分科会では10名以上の大人数でのビデオ会議も多いため、 BoxのようにTocaroとその他ビデオ会議ツールとの連携はよりシームレスに利用できるように強化してもらいたいです。